در راستای توسعه خدمات الکترونیک و
کاهش هزینه ها و عوارض ناشی از ترددهای غیر ضروری افراد بین واحدهای دانشگاه، فرآیند تسویه حساب کارمندان ساماندهی شد.

 

به گزارش روابط عمومی معاونت توسعه مدیریت و منابع دانشگاه
علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شیراز، دکتر «علی اکبری» اظهار کرد: در راستای
ارتقای فرآیندهای دانشگاه و برای توسعه خدمات الکترونیک و کاهش هزینه ها و عوارض
ناشی از ترددهای غیرضروری افراد بین واحدهای دانشگاه، گروه بهبود سیستم ها و روش های
مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری، چالش های تسویه حساب کارکنان در واحدهای مختلف
دانشگاه بررسی و ارزیابی شد.

او با بیان اینکه این اقدام از نیمه سال 1398 با جمع آوری
اطلاعات و انواع فرم های موجود تسویه حساب واحدهای مختلف دانشگاه آغاز شد، افزود: طبق
بررسی ها، به‌ طور معمول تمامی واحدها فرم تسویه ‌حساب داخلی با دست کم 10 تا
حداکثر 20 مرجع امضاکننده داشتند و پس ‌از آن یک فرم بر روی اتوماسیون برای افراد ‌باید
تکمیل می‌ شد که آن نیز 20 مرجع تائید کننده داشت.

دکتر اکبری ادامه داد: دریافت تمامی این امضاها به دلیل
مشکلاتی که ممکن بود در روند تسویه به وجود بیاید، گاهی تا چند ماه به طول می ‌انجامید
و کارتابل اتوماسیون افراد متولی و دخیل در این امر، مملو از فرم های تسویه ‌حساب بلاتکلیف
بود.

معاون توسعه مدیریت و منابع دانشگاه اضافه کرد: برای رفع
این مشکلات تعداد مراجع لازم برای تایید فرم تسویه‌ حساب از 40 واحد به 13 واحد
مشترک برای همه واحدهای دانشگاه اصلاح شد؛ همچنین از طریق تعامل تحت شبکه با سامانه‌های
جامع «رُشد، کیمیا و کوها»، نیاز به ارجاع و امضاء فرم تسویه ‌حساب به کارشناسان،
این نرم‌افزارها برای بررسی مشخصات و حالت خدمتی متقاضی، وضعیت حضور و غیاب و کتاب‌های
امانت‌ گرفته شده برداشته شد.

او ادامه داد: اطلاع‌رسانی به متقاضی برای مراجعه حضوری و
تحویل اموال و مدارک نیز از طریق پیامک انجام می شود و در صورت داشتن کارتابل
اتوماسیون فرم یاد شده برای متقاضی و پیگیری نیز ارجاع می‌شود.

معاون توسعه مدیریت و منابع دانشگاه با تشکر از تیم مجری
این اقدام اصلاحی تاکید کرد: از تمامی مسوولان واحدهای مختلف تائید کننده فرم تسویه‌
حساب، انتظار می‌ رود با توجه به اینکه از ابتدای خرداد سال جاری فرم های سابق تسویه
‌حساب از چرخه خارج‌ شده‌اند، با توجه ویژه در اجرای هرچه سریع ‌تر این فرآیند،
همکاری لازم را در این زمینه انجام دهند.

مدیر توسعه سازمان و تحول اداری نیز توضیح داد: این تغییرات
از طریق برگزاری جلسات متعدد و طی دو سال همراهی و همفکری گروه‌های مختلف ذینفع،
همراه با فرهنگ سازی و تأکید بر اجرای دقیق به ‌گونه‌ای پیشرفت که در حال حاضر،
انجام فرآیند تسویه ‌حساب در کمتر از یک روز در سراسر استان برای متقاضیان انجام می‌شود
و نیازی به حضور فیزیکی و پیگیری ‌های متعدد نیست.

دکتر «نرجس السادات نسبی» افزود: با توجه به اینکه نزدیک به
شش هزار نفر به دلیل پایان خدمت، انتقال و مأموریت، اتمام طرح و مواردی از این
قبیل نیاز به تسویه‌ حساب دارند، بنابراین مراجعه حضوری این افراد به دست کم بیست
واحد سازمانی منتفی می ‌شود و از نزدیک به یکصد و بیست هزار تردد سالانه در
دانشگاه کاسته می‌شود، همچنین برای واحدهایی که بررسی شرایط تسویه ‌حساب را به ‌صورت
وب ‌سرویس انجام می ‌دهند، دست کم شش هزار نامه ارجاعی در طول سال حذف می ‌شود./ع.حکیم
زاده

پایان خبر